Privacy Policy

Laatst bijgewerkt: 5 februari 2026

Bij Eulogy begrijpen we de gevoeligheid van de informatie die u met ons deelt. Deze privacy policy legt helder uit wat we verzamelen, hoe lang we het bewaren, en wat uw rechten zijn.

Onze filosofie is eenvoudig: we verzamelen alleen data die noodzakelijk is om de Eulogie te maken. Zodra die klaar is, verwijderen we alles wat niet meer nodig is. We zijn geen data-bedrijf — we zijn een dienst die betekenisvolle herinneringen bewaart, meer niet.

1. Onze Belofte: Privacy First

Wij verkopen uw gegevens NOOIT.

Eulogy verkoopt geen data en heeft ook geen plannen om dat ooit te doen. Uw persoonlijke gegevens en de herinneringen die u deelt blijven privé en worden nooit verkocht, verhuurd of doorgegeven aan externe partijen voor commerciële doeleinden.

Data minimalisatie: We verzamelen alleen wat noodzakelijk is om de Eulogie te maken. Niet meer, niet minder. Zodra de Eulogie is goedgekeurd, verwijderen we alle tussenproducten (transcripties, individuele herinneringen, WhatsApp berichten).

Ons verdienmodel: We verdienen aan de dienst die we leveren (het maken van een mooie Eulogie), niet aan het verzamelen of verkopen van uw data. Dit betekent dat onze belangen aligned zijn met die van u: een waardevolle, veilige ervaring.

2. Welke gegevens wij verzamelen

Om de Eulogie te kunnen maken, verzamelen wij tijdelijk:

Van de familie (projectstarter):

  • Naam en contactgegevens voor communicatie
  • Informatie over de overledene (naam, datum overlijden)
  • Optioneel: foto van de overledene (voor WhatsApp uitnodiging)

Van bijdragers (vrienden/familie):

  • Naam en relatie tot overledene
  • Telefoonnummer (voor WhatsApp contact en gesprek)
  • Gedeelde herinneringen tijdens het telefoongesprek

Technische gegevens:

  • Transcripties van telefoongesprekken (tijdelijk, zie sectie 3)
  • WhatsApp berichten voor planning (tijdelijk, zie sectie 3)
  • IP-adressen en browser informatie bij toegang tot de Eulogie

3. Hoe wij gegevens verwerken en bewaren

📞 Tijdens het project (48 uur):

  1. WhatsApp planning: Onze digitale gids plant via WhatsApp wanneer het telefoongesprek plaatsvindt.
  2. Telefoongesprek: Een AI-gestuurde gids belt de bijdrager en voert een empathisch gesprek over herinneringen (gemiddeld 5-10 minuten).
  3. Transcriptie: Het gesprek wordt automatisch getranscribeerd (omgezet naar tekst).
  4. Memory extractie: Uit de transcriptie haalt ons systeem de mooiste herinneringen en verhalen.
  5. Eulogie samenstellen: Alle herinneringen worden samengevoegd tot één mooi geschreven eerbetoon.
  6. Goedkeuring: De familie leest de Eulogie en keurt deze goed.

✅ Wat we daarna BEWAREN (permanent):

  • De goedgekeurde Eulogie (tekst + audio MP3)
  • Projectnaam (bijv. "Ter nagedachtenis aan Aard Beij")
  • QR-code en toegangslink
  • Contactgegevens familie (voor facturatie en support)

🗑️ Wat we VERWIJDEREN na goedkeuring:

  • Alle transcripties van de telefoongesprekken (binnen 7 dagen)
  • Alle individuele memories (tussenproducten van ons systeem)
  • Alle WhatsApp berichten met bijdragers (binnen 14 dagen)
  • Audio-opnames van gesprekken (niet opgeslagen)
  • Telefoonnummers van bijdragers (geanonimiseerd)

Waarom? Deze gegevens zijn alleen nodig om de Eulogie te maken. Zodra die klaar en goedgekeurd is, heeft het geen functie meer en verwijderen we het voor uw privacy.

4. Pilot fase: WhatsApp Agent Verbetering

Let op: Deze sectie geldt tijdens onze pilot fase (tot medio 2026)

Om onze digitale gids te verbeteren, bewaren we tijdelijk geanonimiseerde WhatsApp gespreksdynamiek. Dit is puur functioneel — we willen begrijpen hoe we mensen beter kunnen helpen, niet wat ze zeggen of wie ze zijn.

Waarom dit belangrijk is: Deze data helpt ons de ervaring te verbeteren (bijvoorbeeld: wanneer moet de AI sneller reageren, wat zijn onduidelijke vragen). We gebruiken dit niet voor marketing, profilering, of commerciële doeleinden. Alleen voor product verbetering.

Dit helpt ons concreet om:

  • Te begrijpen hoe mensen reageren op uitnodigingen (accepteren, weigeren, twijfelen)
  • De planning van gesprekken te optimaliseren (welke tijdstippen werken goed)
  • Onze AI empathischer te maken (betere responses, natuurlijkere taal)

Wat we bewaren (maximaal 14 dagen):

  • Type reactie (bijv. "wil gesprek plannen", "niet nu", "weigert")
  • Geplande tijdstippen (voor scheduling analyse)
  • AI confidence scores (voor kwaliteitsbewaking)

Wat we NIET bewaren:

  • ❌ Telefoonnummers
  • ❌ Namen van personen
  • ❌ Inhoud van de herinneringen
  • ❌ Persoonlijke details

Na 14 dagen wordt deze data automatisch verwijderd. Na de pilot fase stoppen we met het verzamelen van deze gegevens volledig — dan hebben we voldoende geleerd om de ervaring te optimaliseren.

💡 Belangrijk: Deze pilot data wordt nooit verkocht, gedeeld met derden, of gebruikt voor doeleinden buiten productverbetering. Het is puur om jullie ervaring beter te maken.

5. Beveiliging en toegang

Wij nemen beveiliging serieus en gebruiken industrie-standaard maatregelen:

  • Versleutelde verbindingen: Alle data wordt verzonden via HTTPS (SSL/TLS)
  • Beveiligde database: PostgreSQL database met toegangscontrole
  • Toegang via unieke code: De Eulogie is alleen toegankelijk via een lange, complexe toegangscode die fungeert als digitale sleutel
  • Niet vindbaar: De Eulogie is niet te vinden via zoekmachines (Google, etc.)
  • Beperkte toegang medewerkers: Onze medewerkers hebben geen toegang tot Eulogieën, tenzij u expliciet om technische ondersteuning vraagt

Data locatie: Alle data wordt opgeslagen op servers binnen de Europese Unie (EU), conform AVG-wetgeving.

6. Externe dienstverleners (verwerkers)

Om onze dienst te kunnen leveren, maken we gebruik van betrouwbare externe partners. Met al deze partners hebben we verwerkersovereenkomsten (Data Processing Addendums) die voldoen aan de AVG:

🤖 OpenAI (VS, AVG-compliant)

AI-technologie voor gesprekken en tekst analyse

📞 Twilio (VS, AVG-compliant)

Telefonie en WhatsApp berichten

🎙️ ElevenLabs (EU)

Audio generatie voor de voorgelezen Eulogie

🗄️ Neon (EU)

Database hosting

☁️ Railway & Vercel (EU)

Server en website hosting

AVG-garantie: Alle partners hebben Data Processing Addendums met EU Standard Contractual Clauses, wat betekent dat uw data beschermd blijft volgens Europese privacywetgeving, ook als servers in de VS staan.

7. Bewaartermijnen

GegevensBewaartermijn
Transcripties van gesprekken7 dagen na goedkeuring Eulogie
WhatsApp berichten14 dagen (pilot fase)
Individuele memoriesVerwijderd na goedkeuring
Audio opnamesNiet opgeslagen
Telefoonnummers bijdragersGeanonimiseerd na project
De Eulogie (PDF + audio)Minimaal 10 jaar, of tot verwijderverzoek
Contactgegevens familie10 jaar (voor support en facturatie)

8. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

📋 Recht op inzage

U kunt opvragen welke gegevens we van u bewaren.

✏️ Recht op correctie

U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

🗑️ Recht op verwijdering

U kunt verzoeken om alle persoonsgegevens te laten verwijderen.

📦 Recht op dataportabiliteit

U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen (PDF export van de Eulogie).

⛔ Recht op bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

Verwijderverzoek indienen:

Wanneer u een verwijderverzoek indient, doen wij het volgende:

  1. We sturen u een export van de Eulogie (PDF + audio)
  2. We verwijderen de Eulogie van onze servers
  3. We verwijderen alle contactgegevens en projectgegevens
  4. De Eulogie is niet meer toegankelijk via de QR-code/link

Let op: Data die al verwijderd is volgens sectie 3 (transcripties, memories, WhatsApp berichten) is op dat moment al weg en kan niet meer worden geëxporteerd.

9. Toestemming bijdragers

Door deel te nemen aan een gesprek en herinneringen te delen, gaat de bijdrager akkoord met deze Privacy Policy. Bijdragers worden hierover geïnformeerd via de WhatsApp uitnodiging met een link naar deze pagina.

Bijdragers kunnen op elk moment tijdens het proces aangeven niet deel te willen nemen. Hun gegevens worden dan niet gebruikt voor de Eulogie.

10. Contact en klachten

Voor vragen, verzoeken of klachten over uw privacy kunt u contact met ons opnemen:

E-mail: support@eulogy.nl

Website: eulogy.nl

Eulogy is een product van MnemicLabs

Als u niet tevreden bent met onze reactie, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Terug naar home